Tante aziende preferiscono lavorare in remoto, cioè adottano il cosiddetto smart working. Ma per far sì che i dipendenti e i collaboratori possano continuare a sentirsi parte di una realtà strutturata, seppur digitalizzata, pronta nell’affrontare diverse situazioni si necessita di una nuova modalità di lavoro in cui documenti, applicazioni ed informazioni siano accessibili al team, si ha bisogno cioè di costruire un Digital Workplace.

Digital Workplace per un ambiente di lavoro digitale

Il digital workplace, definito anche come “modern workplace”, permette di sfruttare la tecnologia per creare un ambiente di lavoro digitale in cui migliorare la collaborazione tra dipendenti, la comunicazione, la condivisione e l’aggiornamento di dati o informazioni. La principale peculiarità infatti del digital workplace è di mettere al centro le persone garantendogli un’esperienza efficace e innovativa tramite strumenti digitali. Sono proprio questi ultimi che migliorano la comunicazione tra collaboratori assicurando un accesso in completa sicurezza alle applicazioni integrate in un ecosistema di servizi, purché sempre in linea con le normative italiane ed europee in merito alla GDPR.

Le tecnologie digitali hanno di fatto modificato anche l’ambiente di lavoro, in quanto oggi ogni persona dell’azienda può accedere alla sua postazione di lavoro virtuale tramite dispositivi tecnologici, ovunque sia. Sono stati, quindi, ridefiniti, in un certo senso anche i confini spazio-temporali. Basti pensare alla possibilità offerta a chi lavora in smart working di collegarsi al device e lavorare comodamente da casa.

Caratteristiche e vantaggi del digital workplace

Un digital workplace deve:

• Essere facile da utilizzare e dunque deve avere un approccio “employee centric”;
• Garantire l’accessibilità ma tutelando la sicurezza dei dati, cioè consentire l’accesso a documenti, applicazioni o informazioni da qualsiasi dispositivo dei collaboratori;
• Offrire ad ogni collaboratore il suo spazio, anche tramite l’impiego di social network aziendali;
• Assicurare un sistema aperto, come per esempio il cloud a cui i collaboratori aziendali possano accedere;
• Adottare una tecnologia di IA, così da automatizzare alcuni flussi di lavoro.

Con il digital workplace vengono:

• ottimizzati gli spazi degli uffici e conseguentemente razionalizzati gli investimenti, in modo da utilizzare i finanziamenti per altro;
• ridotti i costi di manutenzione e operations, consolidando le piattaforme di comunicazione con servizi in cloud;
• gestiti software ed hardware da una sola centrale, andando quindi ad ottimizzare tempo e denaro, oltre che le risorse;
• scambiate ed aggiornate tutte le informazioni utili per l’attività aziendale, in modo da aumentare la produttività dei dipendenti;
• creati ed innovati spazi e tecnologie che agevolano la comunicazione e lo scambio di idee;
• resi più moderni i vari aspetti dell’azienda migliorando anche la qualità di lavoro, di vita e di collaborazione interna;
• migliorati i servizi per l’utente finale, così da permettere alle aziende di offrire un’ottimale user experience al potenziale cliente (o al cliente già acquisito), grazie all’impiego di strumenti moderni ed innovative applicazioni.

In conclusione, avere un digital workplace consente ad un’azienda di poter migliorare l’organizzazione interna, abbattere i costi e soprattutto digitalizzare ogni aspetto, automatizzando i flussi di lavoro e semplificando l’accessibilità ai servizi o alle informazioni interne.