Le moderne tecnologie sono introdotte attivamente non solo nella vita quotidiana, ma anche negli affari. Ad esempio, sempre più aziende abbandonano i documenti cartacei e archiviano tutto ciò di cui hanno bisogno in formato elettronico. È più conveniente, perché puoi inviare rapidamente i documenti necessari via e-mail in qualsiasi momento. Inoltre, i documenti elettronici sono facili da modificare e richiedono un minimo di tempo. Ma per garantire facilità d’uso, è necessario archiviare tutti i file in modo strutturato. Inoltre, quando hai un business, devi garantire la sicurezza dei tuoi documenti. In caso contrario, informazioni importanti possono arrivare ai concorrenti, il che comporterà la perdita di milioni d’euro. Gli esperti del sito it.idealsvdr.com consigliano di utilizzare stanze virtuali (virtual data room) per archiviare i documenti. I VDR sono convenienti, affidabili e sicuri.

Perché virtual data room sono popolari tra gli imprenditori e le corporazioni?

Data room digitale aiuta ad archiviare comodamente tutti i documenti aziendali. Nella maggior parte dei casi, i fornitori forniscono una grande quantità di spazio di archiviazione in modo che tu possa archiviare tutte le informazioni necessarie per il tuo lavoro. Inoltre, l’archiviazione è protetta, quindi non puoi preoccuparti della sicurezza delle informazioni riservate.

Vantaggi dell’archiviazione centralizzata delle informazioni

Quando si archiviano documenti su carta, è facile rovinarli, metterli nella cartella sbagliata o perderli del tutto. Data room virtuale è un’opportunità per archiviare in modo strutturato in un unico luogo tutte le fatture, i contratti, gli sviluppi di progetti, le scritture contabili, ecc. La presenza dell’intelligenza artificiale aiuta a dividere rapidamente i documenti in categorie.

Grazie all’archiviazione strutturata dei file, tu e i tuoi dipendenti sarete in grado di trovare rapidamente il file di cui avete bisogno. Se qualche documento è ancora perso, non è un problema. Quasi ogni VDR è dotato di un sistema di ricerca. Basta inserire il nome del documento o la frase utilizzata in esso.

Con tutto ciò, per un lavoro confortevole, è solo necessario consentire ai dipendenti l’accesso allo spazio di archiviazione virtuale. Riceveranno tutti i dati necessari senza particolari richieste. Tutto ciò farà risparmiare notevolmente tempo e aumenterà l’efficienza dell’azienda.

Controllo dei documenti

È improbabile che mantenendo tutti i documenti su carta, sarai in grado di controllare da solo chi li ha esaminati e quando, apportato modifiche o ne ha fatto una copia. Anche se tutte le cartelle con informazioni riservate sono tenute sotto chiave, non sono protette da truffatori e intrusi. La virtual data room ti permette di controllare tutti i documenti:

1. Gestire l’accesso ai file: puoi impedire ai singoli utenti della stanza di visualizzare, modificare, copiare, stampare e caricare documenti.
2. Monitorare tutte le modifiche nei file: potrai visualizzare resoconti che indicano chi e quando ha rivisto il documento e quali modifiche sono state aggiunte ad esso.

Tutto ciò consentirà di proteggere i dati riservati dalla perdita. Inoltre, avere il pieno controllo sui documenti e la possibilità di distribuire i ruoli di utenti riduce il numero di errori che si verificano a causa del fattore umano.

Massima protezione delle informazioni riservate

La sicurezza dei dati personali e delle informazioni riservate è uno dei motivi principali per cui VDR è più popolare del tradizionale cloud storage o dei supporti cartacei. È quasi impossibile rubare i dati archiviati nella data room virtuale.

Ogni provider VDR protegge il proprio spazio d’archiviazione da criminali informatici, hack e virus. La maggior parte delle camere sono attrezzate da:

• Sistema di crittografia SSL durante il caricamento di file nella memoria e la loro archiviazione;
• autenticazione utente a più fattori.

Inoltre, non è necessario installare il software sul tuo PC. Puoi utilizzare tutti i vantaggi di VDR online utilizzando un browser.

Facilità d’uso

Per la maggior parte, le data room virtuali hanno un’interfaccia intuitiva. Ogni utente può iniziare a lavorare con i file subito dopo la registrazione. Non avrai bisogno di leggere lunghe istruzioni o seguire un corso di formazione.

Quali altre funzioni svolge la stanza virtuale?

Naturalmente, l’insieme delle funzionalità disponibili dipende principalmente dal provider di VDR. Ma ci sono opportunità fornite dalla maggior parte dei fornitori. Ad esempio, un gran numero di data room virtuali ti consente di chattare o comunicare in video con altri membri del team. Ciò consente ai dipendenti delle aziende di lavorare al progetto da qualsiasi luogo. Inoltre, il VDR viene spesso utilizzato per condurre riunioni del consiglio d’amministrazione o per negoziare con i partner.

Le data room virtuali sono per lo più dotate di strumenti di audit e due diligence. Ciò offre vantaggi significativi al momento della conclusione di accordi. Tali funzioni saranno necessarie anche durante le negoziazioni con gli investitori.

La disponibilità di funzioni come l’integrazione con editor di testo e la firma elettronica velocizza notevolmente il lavoro sui documenti. Potrai apportare modifiche ai file direttamente nel processo di discussione e certificare documenti con una firma legalmente vincolante.

Le filigrane sono una funzione che aiuta a proteggere le informazioni riservate dalla divulgazione. Ogni utente riceverà un documento con etichette uniche. Inoltre, l’ID dell’utente verrà cucito nel file. Con l’aiuto delle filigrane, puoi trovare rapidamente un dipendente che condivide informazioni riservate.

Come scegliere virtual data room?

Per scegliere una buona data room virtuale, ti consigliamo di prestare attenzione ai seguenti parametri:

1. Livello di protezione. Scopri in anticipo quali tecnologie utilizza il provider e se dispone di un certificato di conformità agli standard di sicurezza internazionali.
2. Volume d’archiviazione. Assicurati che il volume fornito sia sufficiente per archiviare tutti i file necessari.
3. Comodità d’uso. Approfitta del periodo di prova gratuito o richiedi una demo di VDR e verifica se l’interfaccia è intuitiva e comprensibile.
4. Disponibilità delle funzioni necessarie. Determinare in anticipo a cosa servirà la data room virtuale e assicurarsi che contenga tutte le funzioni necessarie per ciò.
5. Supporto tecnico 24 ore su 24. In caso di problemi, il supporto tecnico del fornitore dovrebbe fornire tempestivamente assistenza e correggere gli errori.

Una revisione dettagliata dei fornitori più popolari ti aiuterà a scegliere l’opzione migliore per il tuo business.