Nelle aziende che utilizzano metodi di controllo delle spese all’antica, i dipendenti devono utilizzare il proprio denaro per pagare gli acquisti aziendali. Successivamente, presentano assegni e ricevute all’ufficio finanziario, compilano diverse note e moduli e attendono il rimborso. Tutto ciò è molto scomodo non solo per i dipendenti, ma anche per il personale addetto alla registrazione delle spese e dei rimborsi.

È molto più facile e rapido gestire le spese aziendali con le moderne tecnologie. Le carte per le spese aziendali per i dipendenti, che possono essere emesse utilizzando la piattaforma Wallester Business, possono diventare una soluzione innovativa e fondamentale per la finanza aziendale. Tali carte di pagamento consentono al titolare di accedere rapidamente alle finanze aziendali fino al limite stabilito per la sua posizione. Le carte spese dei dipendenti possono essere fisiche o virtuali. In questo articolo spiegheremo più dettagliatamente di cosa si tratta.

Cosa sono le carte per le spese aziendali?

Per costruire un sistema di gestione finanziaria competente in qualsiasi azienda, è necessario stabilire un controllo al cento per cento sulle spese. Le carte spese per i dipendenti aiutano a controllare efficacemente le spese e a prevenire ogni e qualsiasi spesa illecita. Sulla piattaforma di gestione del programma di carte, tutte le spese e il loro utilizzo sono visualizzati online. Vengono presi in considerazione sia gli acquisti offline che quelli online.

La comodità del loro utilizzo per i dipendenti è che i fondi aziendali sono sempre a portata di mano e non è necessario passare attraverso una lunga fase di approvazioni e autorizzazioni per utilizzarli. La carta ha comunque un determinato limite entro il quale il titolare può effettuare acquisti commerciali senza ostacoli e in modo istantaneo. La carta aziendale può essere di 2 tipi:

1. Prepagata. I fondi vengono depositati in anticipo. Una carta di questo tipo ha determinate regole di utilizzo e diverse restrizioni.
2. Di debito. È collegata a un conto aziendale e l’importo viene addebitato immediatamente dopo la transazione. Per le carte di debito, l’elenco delle restrizioni è leggermente inferiore.

Grazie a queste carte, il lavoro dei responsabili della contabilità delle spese è facilitato e il lavoro degli altri dipendenti è significativamente semplificato, in quanto non hanno bisogno di dichiarare le spese in aggiunta o di spendere tempo per ricevere i rimborsi.

Come funzionano le carte spese

Il dipendente responsabile emette le carte spese richieste tramite la piattaforma Wallester Business . Ciascuna carta ha un limite di importo e di utilizzo, a seconda delle mansioni e dello status del dipendente all’interno dell’azienda. La limitazione previene gli sprechi e la possibilità di azioni fraudolente da parte di terzi. È una misura di sicurezza aggiuntiva.

Esempio. Un’azienda ha un dipendente del reparto marketing che deve viaggiare molto in città e fuori. Gli viene consegnata una carta che vieta ogni tipo di spesa, tranne i servizi di trasporto e di marketing fino a 1.000 euro Utilizza la carta per pagare i trasporti pubblici, i taxi o le auto a noleggio. Non può utilizzare la carta quando i mille dollari assegnati si esauriscono.

Se il denaro viene speso in modo inappropriato, il dipartimento finanziario dell’azienda ne viene a conoscenza online. Allo stesso tempo, la presenza di un limite consentirà ai dipendenti di utilizzare solo quanto previsto dalle loro mansioni. Tutte le spese saranno visualizzate negli estratti conto generati automaticamente dal sistema. Inoltre, il dipartimento finanziario sarà informato ogni volta che un dipendente utilizza una carta spese. Per il dipartimento finanziario tutto sarà molto più semplice, non dovrà infatti attendere che un dipendente fornisca una ricevuta cartacea e compili il relativo rapporto. Le carte fanno risparmiare tempo e aumentano l’efficienza di tutti i dipendenti dell’azienda.

Vantaggi delle carte spese per i dipendenti

La quota dei pagamenti online e contactless cresce ogni anno. Tra i giovani, c’è anche chi riesce a non usare le carte fisiche perché è molto più sicuro e comodo usare un mezzo di pagamento virtuale. Anche le carte spese dei dipendenti possono essere fisiche e virtuali. Possono essere utilizzate subito dopo l’emissione per pagare servizi online come la pubblicità sui social network o diversi beni online. Alle carte viene assegnato un IBAN individuale, in modo da poter pagare facilmente gli acquisti internazionali.

Le carte di spesa per i dipendenti presentano anche altri vantaggi:

1. Pratico e agevole controllo delle spese. Conferma o rifiuto online delle richieste di transazione.
2. Acquisto semplificato di spazi pubblicitari. Le carte virtuali possono essere emesse istantaneamente per l’acquisto di media. Le carte possono essere emesse separatamente per ciascun inserzionista.
3. Facilità di rendicontazione. Il titolare della carta può contabilizzare rapidamente gli acquisti aziendali effettuati. È sufficiente caricare una fattura o una ricevuta sull’applicazione installata sul proprio cellulare e il dipartimento finanziario ne terrà immediatamente conto al momento della rendicontazione.
4. Facile integrazione. Poiché la piattaforma Wallester Business è basata su API REST, può essere facilmente integrata con qualsiasi software aziendale. Per gestire il proprio budget, è necessario creare un account sulla piattaforma. È molto conveniente, perché non è necessario modificare il sistema finanziario dell’azienda.
5. Rapporti dettagliati. La piattaforma visualizza le informazioni su tutte le spese. Filtri speciali aiutano a sistematizzare i dati in base a qualsiasi criterio. Consente di redigere più rapidamente i rapporti e di controllare le spese in base agli importi e alle direzioni.
6. Quantità illimitata. La piattaforma Wallester Business consente di emettere istantaneamente un numero illimitato di carte.

Le carte per le spese dei dipendenti sono comodi strumenti di pagamento che possono essere facilmente integrati nell’attività esistente e migliorano l’efficienza della gestione finanziaria. Per il dipartimento finanziario, semplificano la rendicontazione e per i titolari di carta rendono gli acquisti aziendali comodi e veloci.